Nieuws

Blog - Thuiswerken: kan iedereen het?

Auteur: Kees Manni – Manager Business Consultancy ICT Concept

We ontkomen er momenteel niet aan: thuiswerken. Als het kan, doe het dan. Maar kan iedereen zomaar thuis werken? Er zijn functies en organisaties waarbij het gewoon écht niet kan, maar er zijn ook situaties waarvan we nu denken dat het niet kan. Door creatief te kijken naar techniek en naar processen blijkt er toch opeens een hoop mogelijk.

Identificeren van processen

De beslissing vanuit waar iemand zijn of haar werkzaamheden uitvoert begint met het identificeren van processen, en deze prioriteren. Welke processen zijn zogenaamd “business critical” en welke rol speelt de locatie in het succesvol uitvoeren van die taak? Als de locatie van groot belang is, moet er gekeken worden waarom dit zo is: is dit vanwege samenwerking met collega’s, de beschikbaarheid van technologie, faciliteiten, of is er een andere reden? En per randvoorwaarde moet gekeken worden of dit op een andere manier in te vullen is dan gebruikelijk: zij het door een andere technologie of door een aanpassing in een werkwijze.

Menselijk gedrag

Veel mensen die het niet gewend zijn thuis te werken, zullen initieel een “hakken in het zand” reactie geven. U hoort ze al: “ik moet echt met iemand fysiek aan tafel zitten om te overleggen”, of “nee, die telefoon opnemen kan echt alleen hier”. De uitdaging zit hem eigenlijk anno 2020 niet meer in de techniek. Telefoons kunnen doorgeschakeld worden, en omdat veel organisaties tegenwoordig gebruik maken van Office 365, zijn ook tools als Microsoft Teams om online mee te vergaderen en samen te werken aan documenten voor iedereen beschikbaar. Het is vaak onbekendheid met de tools, en het overval-effect dat men opeens anders moet werken waardoor de hakken in het zand gaan.

Flexibiliteit gevraagd

Situaties zoals nu met het coronavirus vragen een stuk flexibiliteit van alle medewerkers in de organisatie. En natuurlijk zijn er processen die écht niet anders kunnen: als een doos in een magazijn van A naar B getild moet worden, een patiënt moet worden verzorgd of een diner opgediend moet worden in een restaurant dan kan dat natuurlijk niet vanuit huis.

Maar er zijn genoeg werkzaamheden waarvan we alleen maar denken dat het niet anders kan. Een receptionist die alle inkomende telefoontjes moet oppakken, kan in principe ook voorzien worden van een mobiele telefoon waar het externe nummer naar wordt doorverbonden. En als het bedrijf niet beschikt over mobiele apps om via de telefooncentrale door te schakelen, kan men altijd terugvallen op terugbelverzoeken. Je moet hier kiezen tussen een mix van technologie en aanpassingen in werkwijzen om er het beste van te maken. En wie werkt met een werkplek in de cloud, kan altijd tijd en plaats onafhankelijk werken met volledige toegang tot al zijn of haar bestanden en applicaties.

De tijd na corona

Ik ben verre van een expert, maar er komt als het goed is ook een tijd “na corona”. In dit post-coronatijdperk hebben we als maatschappij hopelijk ontdekt dat thuiswerken in meer gevallen mogelijk is dan we nu denken. Nog steeds niet voor iedereen, maar dat er ook plekken zijn waar we oude gedragspatronen hebben moeten leren doorbreken.

Ook dwingt de coronasituatie werkgevers anders te kijken naar thuiswerken en verdwijnt hopelijk het stigma van onproductiviteit dat bij veel organisaties nog heerst. Het thuiswerken gaat ons op de lange termijn een hoop opleveren: minder auto’s op de weg, daardoor een beter milieu en een betere werk/privé balans. Als uw organisatie hulp nodig heeft bij hoe u uw medewerkers zowel technisch, als procesmatig vanuit huis kunt laten werken, geef ik u hier graag passend advies over.

Ik kan zoals u merkt, om meerdere redenen, niet wachten tot corona achter ons ligt.