Nieuws

Microsoft Teams: van lockdown redmiddel tot cultuurveranderaar

Microsoft Teams, wie is er niet een lockdown mee doorgekomen? Microsoft heeft met Microsoft Teams organisaties de sleutel geboden tot effectief online samenwerken. Hoe je Teams als organisatie inzet om samen te werken, de mix tussen online en offline maakt, en hoe je digitaal vergaderen een effectief onderdeel van je cultuur maakt, bespreken Hendri van Norden (Directeur Sales & Marketing ICT Concept) en Michel Bouman (Senior Channel Sales voor Microsoft Teams en de Moderne werkplek bij Microsoft) in dit interview.

Tip: Michel Bouman is 11 januari samen met Jeffrey Heijns (ICT Concept) te gast bij het gratis webinar Legal IT Talks over digitaal vergaderen, ontmoeten en samenwerken. Klik hier voor meer informatie en registratie.

Verbazingwekkende snelheid

Michel trapt af: “In de eerste fase van de pandemie hebben we gezien hoe vindingrijk en weerbaar mensen kunnen zijn. De snelheid waarmee organisaties nieuwe technologie hebben omarmd, om ondanks de omstandigheden operationeel te blijven, is verbluffend. We hebben voor mijn gevoel in drie maanden tijd, ongeveer drie jaar aan digitale transformatie doorlopen. Microsoft Teams helpt om structuur te brengen in digitale overleg- en samenwerkingsstructuren, en om medewerkers productief te houden. Het is voor veel organisaties echt de hub voor teamwork geworden.”

Hendri vult aan dat de flexibiliteit van mensen om om te gaan met verandering hem enorm is bijgebleven van die opstartfase: “Het verbaasde mij echt hoe snel organisaties waar innovatie niet bepaald topprioriteit heeft, toch snel konden omschakelen. Ik denk dat Teams voor de meeste organisaties inmiddels zelfs zo belangrijk is, dat het even onmisbaar is als e-mail. Toen dat werd geïntroduceerd was er ook twijfel, en nu kun je niet meer zonder.”

Digitale transformatie

Volgens Michel is Teams inmiddels de katalysator voor digitale transformatie: “80% van de CEO’s zegt te verwachten dat ze straks een formeel beleid vormgeven voor hybride werken. Ook de klassieke 9 tot 5 mentaliteit zal mogelijk verdwijnen en we zien steeds meer leidinggevenden hun personeel aansturen op basis van vertrouwen in plaats van controle. Dit alles zal leiden tot hogere productiviteit en meer betrokkenheid bij de organisatie. Ook in “the war for talent” zullen organisaties die hybride werken tot standaard verheffen een streep voor hebben. Maar ook wij vinden dat voor teambuilding, co-creatie, creativiteit en persoonlijke gesprekken de real-life meeting onmisbaar blijft.”

Hendri denk dat Teams inmiddels echt omarmd is in de juridische sector: “Als ik de adoptiegraad een cijfer zou moeten geven dan geef ik een dikke 8. Zoals ik net al zei is het onmisbaar geworden en ik vind het mooi om te zien dat kantoren er ook steeds meer mee gaan doen dan alleen het bekende videobellen. Juist het feit dat het zo’n alomvattend platform is geworden, dat allerlei systemen en functies weer met elkaar kan verbinden, maakt het echt het perfecte samenwerkingsplatform voor ieder kantoor.”

Nieuwe manieren van samenwerken

Michel denkt wel dat we ook voor het elkaar ontmoeten weer een nieuwe weg zullen moeten vinden: “Voor de pandemie, als een collega virtueel deelnam aan een vergadering, was deze vooral een vlieg op de muur die niet constructief werd betrokken bij de vergadering. Toen werd opeens iedereen digitaal en was er een soort level playing field: iedereen in de meeting was even zichtbaar. En als je straks in een hybride meeting zit, met fysieke én virtuele gasten, dan zijn de virtuele deelnemers dankzij Teams weer echt onderdeel van het gesprek.”

Toch denkt Michel dat we pas aan de vooravond staan van nog grotere veranderingen: “Mensen hoeven niet van 9 tot 5 op dezelfde plek te zijn om productief te zijn. Het maakt niet uit of je werkt op kantoor, thuis, om 10 uur ’s ochtends of om 9 uur ’s avonds: jij bepaalt wat voor jou het beste past. En dat komt de productiviteit ten goede. Er is onderzocht dat wanneer in een overleg of samenwerkingsverband meer dan 6 mensen tegelijk aan iets werken, elke extra persoon 10% effectiviteit kost. Dus door asynchroon te werken, kan iedereen optimaal presteren.”

Meer dan online vergaderen

Teams kan voor veel meer gebruikt worden dan enkel online vergaderen. Hendri licht zijn favoriete functies toe: “Juist het feit dat je zoveel informatie kunt delen, zonder te vergaderen, vind ik heel fijn. Tegelijk aan een bestand werken en elkaar zien bewegen door het document is fantastisch. Mijn tweede favoriet is de actielijst. Geen gedoe met losse Excel sheetjes, maar een echte actielijst functie, gekoppeld aan je communicatiesysteem en documenten.”

Michel: “Zelf vind ik het feit dat het echt een hub voor teamwork is heel mooi. Je kunt eindelijk op een veilige, beheersbare manier met elkaar communiceren via ieder apparaat en op elke manier. Je hoeft bijvoorbeeld om te chatten niet meer te vertrouwen op consumenten diensten, maar gebruikt je eigen vertrouwde Teams. Bovendien bieden inmiddels duizenden applicaties en platformen integraties met Teams, wat zorgt dat je nog makkelijker bij al je data kunt. Verder kun je het systeem inzetten als telefooncentrale en kun je zelfs volledig projectmanagement via Teams uitvoeren.”

Mensen blijven sociale wezens, wat betekent dat de behoefte aan persoonlijk contact nooit helemaal zal verdwijnen. Daarom denkt Michel dat de rol van het kantoor ook gaat veranderen: “Het kantoor is straks voor veel mensen geen werkplek meer, maar een ontmoetingsplek. Het bijpraten en overleggen kan heel goed digitaal, maar creatief zijn en persoonlijk contact doe je weer op kantoor. Kies per type meeting straks gewoon wat iedereen nodig heeft om het beste uit zichzelf te halen.”

Meer weten over effectief online vergaderen en hybride werken?

Download het whitepaper “Back to the office” voor onze tips over hybride werken en de moderne werkplek, of volg op 11 januari het webinar “Digitaal vergaderen, ontmoeten en en samenwerken”