Nieuws

Boeder Incasso kiest voor vastomlijnde ICT kosten

Boeder Incasso staat op het punt om te verhuizen. Je zou zeggen: ‘Hét moment om de servers de deur uit te doen en te migreren naar de cloud.’ Toch besloten ICT Concept en Boeder Incasso samen anders. De migratie naar de cloud werd bewust een jaar naar voren gehaald. Waarom deze keuze destijds werd gemaakt vertelt Oscar Boeder in dit artikel. Daarnaast licht hij toe waarom het kantoor koos voor de ICT Concept Packs. ‘Weten waar we aan toe zijn geeft rust.’

Eerst migreren dan verhuizen

Over een paar maanden, in april 2021, staat de fysieke kantoorverhuizing van Boeder Incasso op stapel. Oscar ziet de verhuizing met goede moed tegemoet. ‘Het scheelt dat we de gehele IT-omgeving een jaar geleden in de cloud hebben ondergebracht.’ Boeder Incasso had met deze overstap naar de cloud ook nog even kunnen wachten. De servers waren aan modernisering toe, maar hielden het nog wel even vol. ‘We wisten dat we de boel een keer wilden inwisselen voor een cloudomgeving. Tel daarbij op dat je met een fysieke serververhuizing aanzienlijke tijd uit de lucht bent en voilà, je hebt ons argument om vervroegd naar de cloud te gaan.’

Drie scenario’s

Boeder Incasso werkt al sinds jaar en dag samen met ICT Concept. Die relatie is door Oscar altijd als plezierig ervaren. ‘ICT Concept heeft op alle ICT-gebieden expertise in huis. Regelmatig vroegen we ter vergelijking een offerte elders op, maar de eindconclusie was keer op keer dat ICT Concept boven de rest uitstak. Niet alleen qua kennis en klantvriendelijkheid, maar ook met haar visie op ontzorging én veilig werken. Ook met dit cloud project heeft ICT Concept haar toegevoegde waarde voor ons laten zien.’

ICT Concept en Boeder staken de koppen bij elkaar om vorm te geven aan een nieuwe werkomgeving in de cloud. ICT Concept liet Boeder Incasso nadenken over hoe het kantoor wilde werken. Op basis hiervan maakte ICT Concept een inschatting wat daarvoor nodig was. Er werden drie scenario’s uitgewerkt, evenals een TCO-berekening voor het werken met een server on premises en eentje voor het werken in de cloud. Op basis van inzichten en gesprekken zag Oscar de voordelen van cloud in.

Het belangrijkste argument voor Boeder Incasso om de overstap naar de cloud te maken was de flexibiliteit. ‘Je kunt op- en afschalen wanneer dat voor jouw kantoor nodig is. Heb je meer capaciteit nodig, dan is dat in een mum van tijd geregeld. Toch vonden we het best spannend. Je bedrijfsdata is goud waard. Dat in huis bewaren geeft een comfortabel gevoel.

Gelukkig zijn we inmiddels allemaal overtuigd dat de cloud dezelfde waarborging biedt. Dat vertrouwen heeft ICT Concept ons gegeven. De betrokkenen van ICT Concept lichtten toe waar data staat en we bespraken de ‘worst case’ scenario’s.’

Migratie

Iedere migratie kent een moment dat het de bedrijfsvoering verstoort, zo vertelt Oscar ons. Toch is hij van mening dat de hinder die het kantoor heeft ervaren tot een acceptabel minimum beperkt is gebleven. Ook de inrichting van OthoMatic van Praclox en de samenwerking tussen ICT Concept en Praclox verliepen, door de korte lijntjes, op rolletjes. ‘We profiteerden direct vanaf dag één van de lockdown van de voordelen van het werken in de cloud. Vanuit huis werd het werk direct opgepakt. ‘

Packs voor comfort

Boeder Incasso koos voor een fikse vernieuwing. De hardware, securitytools en applicaties; alles werd onder de loep genomen en klaargemaakt voor een cloudomgeving. ‘Voor ons was het belangrijkste dat er geen losse eindjes - geen losse facturen - kwamen. We willen ieder moment weten waar we aan toe zijn; financieel en operationeel. Omdat werken met vaste, begrote omlijnde ICT kosten voor ons wenselijk is, kozen we voor het onderhoud en beheer van de nieuwe omgeving voor de Packs van ICT Concept. Voor een vast bedrag per maand genieten we van rust en zekerheid.’

Klaar voor de verhuizing

Doordat de gehele ICT-omgeving inmiddels al enige tijd in de cloud draait, verwacht Oscar dat de verhuizing naar de nieuwe kantoorlocatie een stuk minder ingrijpend is. ‘De onderbreking van het bedrijfsproces zal aanzienlijk minder impact hebben. En anders hebben we altijd nog de Packs om op terug te vallen,’ zo sluit Oscar lachend af.

Dit artikel is ook gepubliceerd in het Lexxyn Groep magazine Legal&Tech editie 2. Het volledige magazine kunt u hier lezen.