Nieuws

Blog: Zo'n cloud werkplek, wat is dit nu?

Hendri van Norden - Directeur Sales en Marketing ICT Concept: Het klinkt eenvoudig, maar is tegelijkertijd toch een beetje ongrijpbaar: wat is nou een werkplek uit de cloud? Want “de cloud”, dat is toch voor grote bedrijven zoals Microsoft, Google, Facebook en Amazon? Wat heeft dat te maken met mijn (bescheiden) werkplek, mijn kantoor en waarom moet die uit de cloud komen?

Waarom zou u een werkplek uit de cloud willen gebruiken?

Een werkplek uit de cloud wordt ook wel een virtuele werkplek, of een “Desktop as a Service” (DaaS) genoemd. Het voordeel van een cloud werkplek is dat de applicaties en data overal, op ieder apparaat, centraal beveiligd beschikbaar zijn. Iedereen maakt gebruik van dezelfde centraal beheerde omgeving waardoor wijzigingen zoals updates of nieuwe applicaties in één keer voor iedereen beschikbaar gemaakt kunnen worden. 

Als alle applicaties en data zogenaamd “lokaal” zijn geïnstalleerd, moeten alle werkplekken (laptops en PC’s) bij elke wijziging stuk voor stuk bijgewerkt worden. Daarnaast is de veiligheid lastiger centraal te regelen omdat de beveiliging van iedere werkplek individueel ingericht moet worden. Bij een defect of verlies van bijvoorbeeld een laptop is alle data hierop ook verloren. 

In een cloud werkplek staat deze data al centraal opgeslagen. U haalt door in de cloud te werken dus een hoop “zwakke schakels” uit uw IT en biedt tegelijkertijd nieuwe mogelijkheden zoals thuiswerken en meer flexibiliteit voor u en uw collega’s.

Wat heeft u nodig om u werkplek uit de cloud te gebruiken?

In de basis heeft u drie dingen nodig om uw werkplek uit de cloud te gebruiken:
1. Een cloud werkplek
2. Een apparaat met toegang tot het internet
3. Een internetverbinding

1. De cloud werkplek

De cloud werkplek neemt u af als abonnement per gebruiker bij een cloud provider zoals ICT Concept. Onderdeel van ons Cloud Pack is een volledig ingerichte Windows werkplek met daarop applicaties zoals Office, e-mail en indien gewenst zijn kantoor specifieke applicaties zoals CClaw, ContactManager, DMSforLegal, FORTUNA, NEXTmatters of NEXTassyst ook al voor u geïnstalleerd en ingericht. Iedereen kan hierop werken zoals men gewend is van een traditionele lokale werkplek. Op de cloud omgeving krijgen ze ook een persoonlijke pagina (of dashboard) in de huisstijl van uw eigen organisatie waarop bijvoorbeeld intern nieuws gedeeld kan worden, bedrijfsapplicaties opgestart kunnen worden en men in hetzelfde overzicht de eigen agenda in kan zien of belangrijke websites kan bijhouden.

Alle informatie op de cloud werkplek zelf wordt standaard beschermd door een virusscanner, firewall en encryptie. Wij zorgen verder voor het dagelijks beheer, updates en helpdeskondersteuning voor de gebruikers. U hoeft niet meer zelf servers aan te schaffen, deze te beheren, een serverruimte in te richten en te onderhouden. Allemaal kosten en tijd die u nu bespaart en onderwerpen die verre van uw core business af liggen. U werkt immers voor een juridisch kantoor, niet voor een IT bedrijf.

2. Een apparaat met toegang tot het internet

Het apparaat dat op internet kan, kan eigenlijk bijna alles zijn: denk aan een PC, laptop, Mac, tablet, of smartphone. Het enige dat het apparaat, laten we in dit voorbeeld even uit gaan van een laptop, moet kunnen is op een veilige manier verbinding maken met de cloud werkplek via een internetverbinding. Alle belangrijke bedrijfsdata en -applicaties zijn in principe al beveiligd als ze op de cloud werkplek staan, maar soms zet een gebruiker (bewust of onbewust) toch nog informatie op de lokale laptop zelf. Daarom moet ook deze laptop voor de veiligheid nog voorzien worden van een virusscanner, firewall en encryptie. Verder hoeft de laptop niet veel te kunnen of snel te zijn. Al het rekenwerk en de opslag gebeuren namelijk in de cloud, de laptop zelf hoeft enkel een zogenaamde Remote Desktop verbinding in stand te houden, en dat is eigenlijk voor alle nu beschikbare apparaten een koud kunstje. 

3. Een internetverbinding

De internetverbinding van de laptop hoeft niet supersnel te zijn, maar hij moet wel stabiel zijn om de verbinding in stand te houden. Een instabiele verbinding kan er voor zorgen dat gebruikers onbedoeld uitgelogd worden. De adviseurs van ICT Concept kunnen snel zien of uw bestaande verbinding geschikt is, of dat er wellicht nog aanpassingen nodig zijn voor een optimale gebruikerservaring. Tot slot moet de internetverbinding beveiligd zijn, maar dit is niet anders dan wanneer u lokaal zou werken en het internet alleen gebruikt voor e-mail of websites. 

U heeft veilige toegang tot de cloud werkplek dankzij Twee Factor Authenticatie en onze SSLRDP applicatie. De Twee Factor Authenticatie zorgt ervoor dat alleen mensen die een gebruikersnaam, wachtwoord én een smartphone/tablet met een speciale app hebben, kunnen inloggen. Deze app genereert een willekeurige cijfercombinatie die bij het inloggen naast uw naam en wachtwoord moet worden ingevoerd en daarna door de cloud werkplek geverifieerd wordt. De SSLRDP applicatie zet een versleutelde SSL verbinding op met de cloud werkplek waardoor het verkeer niet ingezien kan worden.

Overstappen naar een cloud werkplek

Als u nu nog lokaal werkt kan een overstap naar ons Cloud Pack, onze cloud werkplek, interessant zijn om meerdere van de eerder genoemde redenen. Maar voor zo’n overstap gaan we niet over één nacht ijs. Omdat ieder kantoor anders is, is ook voor ieder kantoor de overstap anders. Dit heeft te maken met de hoeveelheid- en het type applicaties en data die u gebruikt, welke veiligheidseisen u stelt en uw type organisatie. Wij stellen een plan op waarmee we uw transitie naar de cloud begeleiden, op zo’n manier dat het hele kantoor een vlekkeloze overstap maakt.

Wilt u weten hoe uw ideale cloud werkplek eruitziet? Ga naar www.ict-concept.nl of bel 088- 002 84 82. Ik kom graag bij u langs voor een vrijblijvend advies tijdens een kop koffie.

Whitepaper: To cloud or not to cloud?

Wie over wil stappen van ICT-leverancier of softwareleverancier wordt vaak geconfronteerd met de keuze: naar de cloud of niet? Het is een belangrijke keuze waar een hoop afwegingen aan ten grondslag liggen. Mag mijn data buiten de deur worden opgeslagen? Is cloud echt goedkoper of zijn er nog extra kosten waar ik rekening mee moet houden? En hoe voorkom ik dat ik een houdgreep kom te zitten als ik weg wil?

Samen met onze 8 Lexxyn Groep Partners, ieder gespecialiseerd in ICT voor de juridische praktijk, schrijven wij momenteel het whitepaper "To cloud or not to cloud". Hierin geven we antwoord op deze en nog veel meer belangrijke vragen op het gebied van cloud en de keuzes die juridisch professionals kunnen maken.

Dit whitepaper ontvangen?

Wilt u dit whitepaper ontvangen zodra het gepubliceerd is? Registreer alvast via Lexxyn Groep en u ontvangt het whitepaper zodra deze verschijnt.

Registreer nu voor dit whitepaper