Nieuws

De zin en onzin over de back-up van uw Office 365 gegevens

Word, Excel, PowerPoint en Outlook zijn niet meer weg te denken van de werkvloer. Ontelbare terabytes aan Office documenten worden opgeslagen en een back-up van gemaakt. Toen Microsoft de overstap van Office op cd naar Office 365 maakte, maakten veel organisaties voor het eerst kennis met de cloud.

Dit werken in de cloud is in Nederland inmiddels goed en wel omarmd. De software werkt automatisch bij, data is overal beschikbaar en met de nieuwste versie kunt u, behalve typen en rekenen, ook eenvoudig samenwerken aan documenten. Uw Office 365 gegevens zullen dan ook wel veilig staan, toch? Microsoft regelt dit toch? Microsoft regelt veel, maar over één onderwerp bestaan toch nog steeds misverstanden: de back-up van uw Office 365 data.

Wat is een back-up precies?

Laten we beginnen bij de definitie van een back-up:

Een back-up is een reservekopie van een bestand of een complete omgeving. Deze wordt los van de originele versie bewaard. Als er iets gebeurd met het origineel, kan het bestand weer hersteld worden naar een werkende omgeving.

Back-ups worden over het algemeen gemaakt op vaste intervallen en zijn daarmee het beste te vergelijken met foto’s: het zijn momentopnames. Een back-up heeft een zogenaamde retentieperiode, een tijdsframe dat bepaalt hoe lang de back-up wordt bewaard. Dit is feitelijk de periode “hoe ver u terug kunt”. Gegevens ouder dan die periode worden verwijderd om de omvang van de back-up een beetje in toom te houden. Gegevens die ouder zijn wordt dan ook meestal naar archief overgezet wanneer deze langer bewaard moet worden. Dit houdt de back-up kleiner waardoor deze bij een calamiteit sneller terug te zetten is en ruimt de primaire opslagomgeving op.

Microsoft maakt geen back-up voor u

Om te zeggen dat Microsoft geen back-ups maakt van de data in Office 365 is ook weer niet helemaal waar. Ze maken wel back-ups, maar niet specifiek voor u en van uw data. Microsoft maakt back-ups van complete omgevingen voor het geval er een incident op hun eigen systemen voordoet. Dit is dus geen back-up waarop u kunt terugvallen als er bij u iets misgaat. Deze back-up heeft dan ook vooral als doel het functioneren van het platform te kunnen herstellen, en in mindere mate het bewaken van uw documenten en informatie. Uw gegevens zijn van u en blijven uw verantwoordelijkheid.

Maar, hoor ik u denken, ze bewaren al mijn data toch gewoon? Ik kan toch allemaal versies terughalen en als ik een document weggooi dan beland dat toch eerst in een prullenbak? En dat is precies waar de schoen wringt als het gaat om de “back-up” van Office 365 data. Microsoft back-upt geen data, maar bewaart de laatste paar versies. Als u in een week tijd het maximaal te bewaren aantal versies overschrijft, heeft u dus geen data ouder dan die week. Dat geeft de illusie van een back-up, maar is niet meer dan een schijnveiligheid. Ook de prullenbak wordt na zoveel dagen automatisch geleegd en is dus geen voorziening om langdurig data veilig te stellen.

Office 365 gegevens toch veilig bewaren

Microsoft biedt u enkel het gereedschap om mee te werken, u bent en blijft altijd zelf verantwoordelijk voor data in het platform. Het is dan ook uw taak om de data die op het platform staat veilig te stellen. Hiervoor zijn back-updiensten beschikbaar die een directe koppeling maken met Office 365 en de daaraan verbonden diensten. Zo houdt u makkelijk uw e-mail in Exchange Online of uw bestanden en documenten in SharePoint Online, OneDrive en Teams veilig.

Het voordeel van een losse back-updienst is dat u zelf meer grip heeft op welke data, voor hoe lang en op welke manier worden bewaard. Zo biedt bijvoorbeeld de Remote Back-up dienst van ICT Concept u de mogelijkheid om de Office 365 data van uw hele kantoor te bewaren voor €5 per gebruiker, per maand. Hierbij worden Office 365 data een jaar lang bewaard en e-mail zelfs 7 jaar. Zo kunt u bij bijvoorbeeld een audit of een andere controle zelfs verwijderde mailboxen tot 7 jaar terug inzien om oude documenten of afspraken terug te halen.

Wilt u meer weten over het veiligstellen van uw Office 365 data? Neem contact met ons op voor meer informatie via de website, of bel 088 002 84 82.