Nieuws

Ze begrijpen heel goed wat wij als notariskantoor aan het doen zijn

Als notaris heeft Taeke Tol veel contact met cliënten. Dagelijks heeft hij besprekingen met cliënten en passeert hij akten. Daarnaast houdt hij zich bezig met kantoormanagement en onder andere ICT. “De cliënt ziet meestal alleen de akte, die wordt getekend bij een kopje koffie. Maar daar zitten allerlei processen en werkzaamheden achter en daarvoor is ICT essentieel.”

Dit artikel staat ook in Legal&Tech 4, download nu het volledige magazine.

Taeke Tol werkt sinds 2008 bij Koch en Compaijen als kandidaat-notaris, waarna hij in 2010 is benoemd tot notaris. Op het kantoor staat een enthousiast team van 12 personen klaar voor alle notariële werkzaamheden. Of het de aankoop van een nieuwe woning is, het afsluiten van een hypotheek, samenlevingsovereenkomsten, testamenten, schenkingen of de afhandeling van een nalatenschap; bij Koch en Compaijen staat de cliënt altijd centraal. Taeke Tol: “Het mooiste aan mijn werk is het contact met de cliënten in combinatie met het juridische werk. Door onze kantooromvang kunnen we onze cliënten een persoonlijke benadering bieden en ben je als notaris al snel betrokken bij de ICT.”

“Wanneer wij een uitval of storing hebben, dan kunnen we eigenlijk bijna niets meer doen. De continuïteit van ICT is dus ontzettend belangrijk voor ons.”

ICT voor notarissen

Vandaag de dag is ICT essentieel voor het notariaat. Daarom is bij Koch en Compaijen de automatisering goed op orde. Het kantoor ondersteunt de interne processen met software voor het notariaat. Daarnaast wordt heel veel informatie uitgewisseld met bijvoorbeeld de KvK, het Kadaster en gemeenten. Taeke Tol: “Die informatie wordt automatisch in ons systeem ingelezen. Daardoor neemt de kans op fouten af en kunnen we het handmatige werk minimaliseren. Doordat we efficiënt kunnen werken, kan onze focus liggen op onze dienstverlening naar de klant. Maar tegelijkertijd hebben we een bepaalde afhankelijkheid van ICT. Wanneer wij een uitval of storing hebben dan kunnen we eigenlijk bijna niets meer doen. De continuïteit van ICT is dus ontzettend belangrijk voor ons.”

Slag naar voren op ICT-gebied

Koch en Compaijen werkte met een softwaresysteem voor notariskantoren wat op zich goed beviel. Taeke Tol: “Ik kijk altijd om me heen naar nieuwe mogelijkheden en hoorde regelmatig positieve verhalen van collega-notarissen over NEXTassyst. Dat pakket bleek gebruiksvriendelijker te zijn, en simpeler te bedienen. Daarnaast deden we zaken met een kleine partij voor onze ICT-ondersteuning, waar de kennis en continuïteit niet altijd op het niveau waren wat wij nodig hadden. We vonden het tijd om op ICT-gebied een slag naar voren te maken.” Koch en Compaijen besloot tegelijkertijd een overstap te maken naar ­NEXTassyst van NEXTlegal en de ICT-dienstverlening van ICT Concept.

Gebruiksvriendelijke kantoorsoftware

NEXTassyst, de gebruiksvriendelijke kantoorsoftware van NEXTlegal, vormt het digitale ‘hart’ van het kantoor. Elke akte, elk dossier, alle klantcontacten: alles wat Koch en Compaijen digitaal doet, loopt via dat systeem. Daarnaast gebruikt het team NEXTsearch om rechtstreeks in documenten, zoals notariële en onderhandse stukken, te kunnen zoeken. Dat bespaart de medewerkers veel zoek- en studietijd. Met NEXTportal hebben de cliënten van het kantoor 24/7 toegang tot hun dossiers. Alle concepten, afschriften, correspondentie en afrekeningen zijn eenvoudig te raadplegen. Ook het uploaden van documenten, zoals legitimatiebewijzen, is heel eenvoudig. NEXTcontroller biedt tot slot managementrapportages waarmee Taeke Tol een volledig en goed beeld krijgt van de performance van het kantoor.

Ondersteuning van cloud tot werkplek

Voor de ondersteuning van de ICT-omgeving vertrouwt Koch en Compaijen op ICT Concept. Zij levert alles rondom de NEXTassyst applicatie van gebruikers- en werkplekondersteuning tot connectiviteit, printing en web hosting. Daarnaast gebruikt Koch en Compaijen diverse ‘Packs’ van ICT Concept. Het Cloud Pack Professional biedt ondersteuning voor de gebruikte kantoorsoftware inclusief onder andere Office 365, e-mail en Teams. Het Connectivity Pack garandeert veilige, redundant uitgevoerde internetverbindingen inclusief beheer, bewaking en onderhoud van het interne netwerk. En het Printer Pack is de complete beheerde printoplossing op maat, voor een vast bedrag per maand.

Koppeling dossiers en telefonie

Taeke Tol: “Telefonie is ook heel belangrijk voor onze communicatie met klanten. Nadat we ongeveer twee jaar zeer prettig met NEXTlegal en ICT Concept hadden samengewerkt, hebben we besloten om dat ook bij één van de Lexxyn Groep Partners onder te brengen.” Helder Telecom & ICT levert een VoIP (Voice over IP)-oplossing die is geïntegreerd met NEXTassyst. Dankzij deze integratie worden cliënten die bellen herkend en de bijbehorende cliëntkaart kan direct worden geopend. Het is mogelijk om cliënten direct vanuit NEXTassyst te bellen en gesprekken aan dossiers te koppelen. Gesprekken en gesprekstijden kunnen worden genoteerd en gefactureerd vanuit NEXTassyst. Taeke Tol: “Dat vinden onze medewerkers heel handig. Ze zien direct wie er belt en kunnen cliënten vanuit de kaartenbak bellen. Daarnaast geeft deze oplossing ons waardevolle management informatie.”

De kracht van samenwerking

Met deze laatste stap heeft Koch en Compaijen alle aspecten van hun ICT-omgeving bij Lexxyn Groep ondergebracht en die samenwerking bevalt Taeke Tol heel goed. “Wat ik vroeger nog wel eens merkte, is dat verschillende ICT-leveranciers naar elkaar wijzen. De één doet dit, en de ander dat. Dan kun je als klant gemakkelijk tussen wal en schip vallen. Die zorg is nu verdwenen, want het hoort altijd bij één van deze drie bedrijven thuis en die werken echt heel goed samen. Als we een probleem hebben waarvan wij niet precies weten wie het moet oplossen, dan mailen we naar ICT Concept. En die pakken het op, wie ze daar ook bij nodig hebben. Dat is voor ons als klant heel prettig.”

“Onze ICT is in goede handen. Ik heb geen zorgen over automatisering dus ik ben heel tevreden.”

Vertrouwen

De beschikbaarheid van ICT is heel belangrijk voor Koch en Compaijen. Het gaat vaak om belangrijke afspraken, grote belangen en veel geld. Taeke Tol: “Onze Lexxyn Groep Partners doen altijd hun best om onze systemen zo snel mogelijk weer opgestart te krijgen. Ik kan me eerlijk gezegd niet herinneren dat we langer dan een paar uren niet konden werken tijdens onze samenwerking, en dat was al een uitzondering. Dat is voor ons ontzettend belangrijk. Want als de ICT niet goed functioneert dan gaat dat ten koste van de kwaliteit van onze dienstverlening.”

Persoonlijk contact

ICT is uiteindelijk ook mensenwerk, vindt Taeke Tol. “Ook de persoonlijke samenwerking bevalt heel goed, bij alle medewerkers van alle drie de organisaties waar we mee samenwerken. Ze zijn heel dienstverlenend en oplossingsgericht. Er komt dus ook altijd een oplossing, wat daar ook voor nodig is. Daarnaast zijn ze open in de communicatie, waardoor wij weten wat we kunnen verwachten en er geen dingen blijven liggen. Wat ze zeggen dat doen ze en dat geeft ons heel veel vertrouwen. En misschien wel het belangrijkste: ze snappen heel goed wat wij als notariskantoor aan het doen zijn. Wij willen samenwerken met een partij die dat begrijpt en onze wensen en eisen ook aan kan. Onze ICT is in goede handen. Ik heb geen zorgen over automatisering dus ik ben heel tevreden.”