Nieuws

Net zo makkelijk als het versturen van een e-mail

Het is een cliché, maar de digitalisering gaat steeds sneller. U boekt uw reis waarschijnlijk online, houdt de actualiteit en ontwikkelingen bij via één van de vele nieuwssites, heeft contact met uw collega’s via WhatsApp en Microsoft Teams, verstuurt facturen in PDF via de e-mail, en doet uw bankzaken (deels) via uw smartphone. We kunnen er niet meer omheen. Het is heel gewoon geworden. Maar bij het versturen van documenten met een belangrijkere inhoud, zijn we voorzichtiger.

Dit artikel staat ook in Legal&Tech 4, download nu het volledige magazine.

Waarom voelt het alsof bij het ondertekenen van een contract of het versturen van een prolongatie- of stuitingsbrief, dat digitaal ineens moeilijk en ingewikkeld is? Dat komt door de talloze normeringen, verordeningen en wettelijke regels. Uiteraard moet én wilt u ook voldoen aan alle juridische- en veiligheidsmaatregelen. Maar als dagelijkse gebruiker moet het digitaal versturen van deze documenten, zoals bijvoorbeeld een 2e aanmaning, stuitingsbrief of contract, wel gebruiksvriendelijk zijn.

Bewijslast, ontvangsttheorie en rechtsgeldigheid

Bij het versturen van een document met een belangrijkere inhoud, heeft u vast vragen over de juridische zekerheid. Hoe is de identiteit van de ontvanger en authenticiteit van het document aan te tonen? In juridische termen spreekt men dan over de ontvangsttheorie. En hoe is de rechtsgeldigheid bij het digitaal ondertekenen van een contract geregeld? Hoe weet u zeker dat de juiste persoon de overeenkomst bekrachtigt? In de digitale wereld zijn dit terechte vragen en klinkt het erg ingewikkeld.

Privacywetgeving en mogelijke schade voor uw organisatie

En dan is er ook nog een privacywetgeving, waarbij persoonlijke gegevens beschermd moeten worden. Het niet hebben én bewaken van de juiste processen die een datalek voorkomen, kan grote schade voor uw organisatie tot gevolg hebben. Niet alleen in financiële zin door een geldelijke boete, maar ook voor uw imago door slechte publiciteit.

Voordelen van digitale communicatie

De meeste mensen zijn bekend geraakt met de digitale communicatie. Ze hebben hier zelfs een duidelijke voorkeur voor. De verzender speelt hier graag op in. Niet alleen uit het oogpunt van klantvriendelijkheid, maar ook de snelheid van verzenden, de opvolging en het kosten-, milieuaspect, zien zij als voordelen. Cijfers van het CBS tonen dan ook aan dat minder dan 20% van de bedrijven in Nederland vandaag de dag nog via de traditionele manier hun documenten op papier via de post verzendt.

Belangrijkheid van secure communication neemt fors toe

Niet geheel verrassend blijkt dan ook uit onafhankelijk onderzoek van Mordor Intelligence* dat de omzet in de “Global Messaging Security Market” in de komende vijf jaar zal verviervoudigen. Deze studie toont aan dat de belangrijkheid van de veiligheid van deze zogenaamde “secure communicatie”, voor documenten die ertoe doen, enorm toeneemt. Hierbij kunt u denken aan o.a. aangetekende zendingen, communicatie waarbij de data goed beschermd moet worden, een document dat ondertekend wordt en waarbij de identiteit van de partijen vastgelegd moeten worden.

Meer regels hoeft niet altijd ingewikkelder te zijn

Gelukkig hoeft dit niet ingewikkeld te zijn. De Europese Commissie en lokale beleidsmakers hebben hier duidelijke verordeningen en regelingen voor opgesteld. Uiteraard moeten providers van dit soort oplossingen gecertificeerd zijn en voldoen aan de hoogste normen.

Gekwalificeerde dienstverlener

Om een goede en betrouwbare aangetekend mailen oplossing aan onze klanten aan te kunnen bieden is ICT Concept een samenwerking aangegegaan met Aangetekend BV uit Utrecht. Zij zijn de enige volledig Nederlandse provider die eIDAS is gekwalificeerd en beschikt over de juiste Europese certificeringen. Met het ontwikkelen van diensten als Beveiligd Mailen, Aangetekend Mailen, Digitaal Ondertekenen en Large File Transfer, kunt u vanuit uw Outlook (Microsoft 365) of direct vanuit uw business systeem, eenvoudig belangrijke documenten verzenden. Dit is net zo makkelijk als het verzenden van een gewone e-mail. Op de achtergrond wordt elke e-mail beveiligd en als het nodig is, rechtsgeldig verzonden. Daarnaast zijn er diverse koppelingen mogelijk met externe diensten om te kunnen identificeren, direct te kunnen betalen en zijn er integraties met diverse business systemen.